شرح وظایف همکاران اداره کل پست گلستان
مدير كل پست استان
ضمن حضور فعال در كميته هاي استاني و شناسايي بازارهاي جديد براي جذب ترافيك بيشتر نسبت به معرفي توانمنديهاي شبكه پستي با توجه به تكنولوژي جديد اقدام مينمايد.
در جهت اجراي صحيح و مطلوب سياستهاي كلان شركت برنامه هاي لازم را تدوين و جهت اجراء به واحد تابعه ابلاغ مينمايد.
براي تحقق كامل برنامه هاي تدوين شده و اجراي صحيح سيستم مديريت كيفيت با مشاركت تمام كاركنان اقدام مينمايد.
با تشكيل جلسات ارزيابي عملكرد ، نسبت به تحليل وضع مـوجـود و شناسايي نقاط قوت و ضعف اقـدام و بـرنامه هاي اصلاحي را جهت سرعت بخشيدن به امور قبول- جمع آوري -تجزيه وتوزيع ارائه مينمايد.
با توجه به نياز استان و درجهت ارائه خدمات بهترنسبت به تاسيس دفاتر پستي جديد ، آژانس ها و دفاتر خدمات ارتباطي و عنداللزوم پست ويژه برابر اختيارات تفويضي اقدام مينمايد.
با توجه به اصل مشتري مداري بر اجراي كامل و درست طرح تكريم نظارت مينمايد.
براي اجراي صحيح عمليات پستي و رفع بي ترتيبي ها طرحهاي راهبردي ارائه مينمايد.
بـر امـر صدور احكام انتصاب ، ارتقاء ، ترفيع ، انتقال ، مرخصي ، ماموريت در حد مقررات و اختيارات تفويض شده دستورات لازم صادر مينمايد.
نـسبت بـه تـهيه و تـنظيم بودجه پيشنهادي واحد مربوطه اعم از پيش بيني درآمد ، هزينه هاي جاري و سرمايه اي اقـدام و تا مرحله نهائي تصويب و ابلاغ از دفتر بودجه و تشكيلات شركت پيگيري مينمايد.
افزايش درآمد و كاهش هزينه ها بطور كلي در مدت معين به نقطه سربه سري و سود دهي برسد.
بر نحوه انجام هزينه ها با توجه به اعتبارات مصوب و ابلاغي به استان نظارت مينمايد .
معاونت اجرایی
بـر اجـراي كـامـل بـرنـامه ها و طرحـهاي تـدوين شده در خصوص ارائه خدمات پستي اعم از متعارف و جديد در سطح واحدهاي تابعه نظارت مينمايد.
بـر نحوه جمع آوري ، تفكيك ، ابطال ، تجزيه و رهسپاري مرسولات پستي بر اساس ضوابط و مقررات تعيين شده نظارت مينمايد.
در جهت رفع بي ترتيبيهاي مراسلات پستي اقدام مينمايد.
برنامه هـاي حمل ونـقل و خـطوط پستي در سطح استان را تـنظيم و بـا تـوجه به قراردادهاي منعقده برحسن اجراي آن نـظارت مينمايد و درصورت مشاهده هـرگـونه بـي تـرتيبي نسبت به تنظيم گزارش و ارائه به مقام مافوق تا حصول نتيجه اقدام مينمايد .
بر انجام فعاليتهاي مربوط به امور كدگذاري در سطح واحدهاي تابعه نظارت مينمايد.
با توجه به عملكرد واحدهاي تابعه پيشنهادات لازم را درجهت بهبود ارائه خدمات پستي و افزايش درآمد و ترافيك به مقام مافوق ارائه مينمايد.
بر نحوه توزیع کلیه مرسولات پستی اعم از ثبتی و غیر ثبتی با اولویت و بدون اولویت و امانات نظارت می نماید .
بر ارائه خدمات پستی از جمله خدمات ویژه از مرحله قبول تا مرحله توزیع نظارت می نماید .
رئیس امور اداری
تقسيم كار بخشهاي دفتري و پرسنلي و تداركاتي را انجام مي دهد .
در ثبت و ارسال نامه ها و بايگاني پرونده ها و همچنين نحوه انجام وظايـف كـاركـنان تــحت سرپرستي نظارت مي نمايد .
ترتيب ابلاغ مصوبات – دستوالعملها و بخشنامه هاي اداري را به واحدهاي مربوطه مي دهد .
پيش نويس احكام انتصابات – انتقالات – استخدام – مرخصيها و معذوريتهاي كاركنان را بررسي و در صورت استحقاق ، صحت آن را تائيد مينمايد.
نسبت به رعايت قوانين ومقررات مصوبات و بخشنامه هاي صادره درخصوص امور پرسنلي تحت سرپرستي خودنظارت مي نمايد.
پرونده كاركنان را به منظور استحقاق ترفيع و ارتقاء و استفاده از مرخصي ها به مسئولين مربوطه ارجاع و عند اللزوم آنها را راهنمايي مي نمايد .
پيشنهادات واصله استخدام ، تبديل وضعيت ، ترفيع ، بازنشستگي ، انتقال را مطالعه و دستــور رسيدگي مي دهد .
در امر پيش بيني ملزومات اداري براي واحدهاي مختلف همكاري و نظارت مي نمايد.
در انجام كليه امور خدمات اداري – جمعداري – كارپردازي – نگهـداري اموال منطقه نظارت مي نمايد
نسبت به بررسي و برنامه ريزي و ارائه پيشنهادهاي لازم با هدف بهينه سازي روند امور اجرائي اداره مربوطه اقدام مينمايد.
رئيس اداره حسابداری
بر حسن انجام امور مربوطه نظارت و كاركنان واحد تحت سرپرستي را راهنمائي مي نمايد.
بر تهيه وتنظيم حساب ماهانه در آمد و هزينه كه توسـط حسابداران و مسئولين مربوطه انجام مي گيرد نظارت مي نمايد.
بر تهيه ليست حقوقي و مزاياي كاركنان نظارت و كليه پرداختها را دقيقا بررسي و امضاء مي نمايد.
بر تهيه و تنظيم بودجه اداره کل نظارت و اجراي هزينه اعتبارات مربوطه را كنترل دقيق مي نمايد.
ازدفاتر نگهداري اموال كه توسط مسئول مربوطه تنظيم گرديده كنترل مستمر بعمل مي آورد.
ترتيب ابلاغ بخشنامه ها و تصويب نامه ها را به واحد تحت سرپرستي داده و بر رعايت كليه ضوابط و مقررات مالي نظارت مي نمايد.
در امر پيش بيني اعتبارات و لوازم مورد نياز اداره كل با ادارات مربوطه همكاري و در خريد آنها پس از استعلام با توجه به اعتبارات و ضوابط موجود نظارت مي نمايد.
کارشناس بازاریابی
به منظور شناسایی و آگاهی از نیازها و خواسته های مشتریان مطالعات مستمر انجام می دهد .
چهت ایجاد سرویس های جدید ، بررسی های اقتصادی - اجتماعی لازم را انجام می دهد .
با هماهنگی مسئول مربوطه در تهیه ، تنظیم و عقد قراردادها مشارکت می نماید .
بر نحوه اجرای قراردادها به منظور حسن انجام تعهدات طرفین قرارداد ، نظارت می نماید .
خط مشی ها و برنامه های اعلام شده را با هماهنگی مسئول مربوطه پیگیری و اجرا می نماید .
ضمن مراجعه به سازمانها ، نهادها ، و.... در جهت جذب ترافیک جدید و حفظ مشتریان موجود اقدام می نماید.
در رابطه با سرویسهای مورد نیاز جامعه طرحهای پیشنهادی مناسب ارائه می نماید.
کارشناس فناوری
در امر نصب و راه اندازي ، نگهداري، پشتيباني و عيب يابي سخت افزاري رايانه ها و دستگاههاي جانبي همكاري و اقدام مي نمايد.
در زمينه هاي فن آوري سخت افزاري و ارائه پيشنهادهاي لازم مطالعه نموده و به مقام مافوق گزارش مي نمايد.
در امر بهينه سازي و اسمبل رايانه ها ، كنترل شرايط محيطي كار نظير برق ، حرارت و رطوبت همكاري و اقدام مي نمايد.
نسبت به تهيه و تنظيم برنامه بازديد زماني از دستگاهها اقدام مي نمايد.
گزارشهاي دريافتي در خصوص نياز به قطعات يدكي و ابزار كار ، تعمير جزئي ، اساسي و يا تعويض كامپيوتر هاي مورد استفاده بررسي نموده و مراتب را به مقام مافوق گزارش مي نمايد.
نسبت به تهيه وتنظيم برنامه بازديدپيشگيرانه مطابق چك ليست سيستم مديريت كيفيت اقدام مي نمايد.
نسبت به تجزيه وتحليل گزارش ماهانه از ميزان و نوع خرابيها ي نرم افزاري و سخت افزاري و بررسي علل ايجادآنها اقدام و به مقام مافوق گزارش مي نمايد.
کارشناس ارزیابی عملکرد
نسبت به اجرای دستور العملهای ارزیابی عملکرد و تکمیل فرمهای مربوطه و تهیه مستندات لازم اقدام می نماید .
نسبت به احصاء فرمهای تکمیل شده و مستندات آنها و ارائه به کمیته تحول اداری استان اقدام می نماید .
با کمیته تحول اداری استان جهت تعیین و تائید امتیازات همکاری و هماهنگی می نماید .
مطالعات و تحقیقات لازم را در رابطه با برنامه های ارزیابی عملکرد و شاخصهای مورد عمل به همراه ارائه پیشنهادهای لازم انجام می نماید .
سایر اموری که در چارچوب برنامه های ارزیابی عملکرد از طرف سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان ارجاع می گردد ، انجام می دهد .
نسبت به تهیه و تنظیم برنامه بازرسیهای مستمر ، دوره ای ، موردی و غیر محسوس از واحدهای تابع استانی برای ارزیابی عملکرد براساس شاخصهای مورد عمل ( تخضصی- عمومی ) اقدام می نماید.
کارشناس آموزش
جهت ارتقاء سطح علمی و به روز نمودن اطلاعات و محفوظات خود سعی و تلاش می نماید .
اطلاعات لازم درخصوص نیازهای آموزشی کارکنان واحدهای شرکت پست را از طریق تماس با مسئولان واحدها بررسی و پیشنهادهای دریافتی را جمع آوری می نماید .
اطلاعات جمع آوری شده را تنظیم و براساس آن برنامه و طرحهای آموزشی لازم را تهیه و تدوین می نماید .
در مورد برنامه های تنظیم شده برای مقام مافوق گزارش تهیه می نماید .
جهت تشکیل دوره های قبل از حذف و ضمن خدمت اقدام و در اجرای امر آموزش همکاری می نماید .
بمنظور تکمیل اطلاعات درباره امور آموزشی و تهیه فرمهای جاری و طرح گواهی نامه ها و کارنامه ها و درصورت لزوم تجدید نظر در آنها اقدام و جهت هماهنگی با موافقت مسئول بالاتر به ادارات ذیربط مراجعه می نماید .
درجلسات و سمینارهای آموزشی با موافقت مسئول بالاتر شرکت می نماید .
کارشناس روابط عمومی
اخبارواطلاعات وآمارمربوط به فعاليتهاي پستي ادارات تابعه راجمع آوري نموده وبمنظوردرج در مطبوعات وبولتن شركت بانظارت مقام مافوق به دفترروابط عمومي شركت ارسال مينمايد.
باكليه ادارات تابعه بمنظورتهيه خبرواطلاعات لازم درتماس بوده ودرموردپاسخگوئي به مطالب وشكايات منتشره درجرايد،باهماهنگي دفترروابط عمومي شركت پست اقدام مينمايد.
مقدمات برگزاري كنفرانسها،جلسات ،سخنرانيها،مراسم واعيادراتهيه ودرجهت هماهنگي آنها اقدام مينمايد.
بروشور،تراكت ياهرگونه نوشته تبليغاتي متناسب باخدمات وسرويسهاي پستي راكه درسطح استان ارائه ميگردد،تهيه مينمايد.
دربرنامه هاي افتتاح ياانجام مراسم مربوط به پروژه هاي پستي شركت نموده وگزارشهاي لازم راجهت ارسال به دفترروابط عمومي شركت پست تهيه مينمايد.
درخصوص تهيه عكس ،اسلايدوفيلم ازمراسم وسمينارهاي مختلف وتهيه آرشيو از آنها بمنظور استفاده برحسب مورد اقدام مينمايد.
رئیس اداره پست
درحفظ ونگهداري ساختمان واموال واحدهاي تابعه نظارت مينمايد.
كـاركنان واحد مـربوطه را سرپرسـتي نـموده ونـسبت بـه صـدورحـكم مـرخـصي آنـها طـبق دستورالعملهاي مربوطه اقدام ونظارت مينمايد.
اسناد ، آماروگزارشهاي لازم راطبق دستورالعملهاي تعيين شده تهيه وتنظيم نموده وجهت مقام مافوق ارسال مينمايد.
دستورالعملهاوبخشنامه هاي اداري را به واحدهاي ذيربط ابلاغ مي نمايد.
درانجام خدمات اداري وتهيه وسايل وملزومات اداري ونگهداري وتوزيع آنهانظارت مينمايد.
درامر جمع آوري و واريزدرآمدهابحساب خزانه طبق دستورالعملهاومقررات مالي نظارت مستمر بعمل مي آورد.
قراردادهاي حمل ونقل پستي راباتوجه به دستورالعملهاي مربوطه منعقد و در فواصل زماني معين نسبت به ارزيابي كار پيمانكاران اقدام مينمايد.
ازعـمليات انـجام شده واحدهاي پـستي تـابعه گزارش لازم تهيه وهمراه باپيشنهادات اصلاحي جهت مقام مافوق ارسال مينمايد.
برامرابلاغ دستورالعملهاوآموزش آنهابه متصديان ذيربط اقدام وبرنامه ريزي مينمايد.
نسبت بـه ارسال مـنظم آمـار واطلاعات تـرافيك ودرآمد وعملكرد كليه خدمات پستي بصورت الكترونيكي وكاغذي حسب دستورالعملهاي ابلاغي اقدام مينمايد.
از وضعيت عملكرد اداره تحت سرپرستي و كيفيت خدمات پستي و بي ترتيبي هاي صادر شده
گزارش تهيه نموده وبه مسئولين ذيربط استان ارائه مينمايد.
جهـــــت بـــازديد هاي دوره اي و موردي مطابق چك ليست برنامه از پيش تعيين شده تتنظيم مي نمايد.
نسبت به تجزيه و تحليل عملكردهاي ترافيك ، درآمد ، بي ترتيبي ها و …. اقـــدام و علل ريشه اي عدم تحقق اهداف را شناسايي و اقدامات اصلاحي لازم راپيشنهاد مي نمايد.
نـسبت بـه تشكيل جـلسات مـنظم وپـيوسته با پرسنل تحت امرجهت تشريح سياستهاي شركت وانتقال آخرين وضعيت كاري واخذنظرات وپيشنهادات كاركنان اقدام مينمايد.
درجـلسات شوراي اداري شهـرستان حسب دستورمقام مافوق شركت نـموده وگزارش لازم رابه مقام مافوق ارائه ميدهد.
نسبت به شناخت نيازهاي ترافيك بالقوه پستي در محل و انجام بازاريابي براي جذب آن به منظور جلب رضايت مشتري و شناساندن سرويسهاي جديد پستي اقدام وهمكاري مي نمايد .
جهت جذب مرسولات جديددر امر بازاريابي ( مراجعه به سازمانها و تبليغات )فعاليت مي نمايد .
نسبت به تهيه فهرست ازمستندات مرجع وسوابق وامحاءمستندات منسوخ مطابق قوانين ومقررات اقدام مي نمايد.
بر انجام امور مالي و تاييد اسناد مطابق تفويض اختيارات اقدام مي نمايد .
ماموریت اداره کل پست گلستان
اداره کل پست گلستان، زمينه‌هاي توسعه شبكه پستي كشور را از طريق مديريت هوشمند و مبتني بر عدالت زير مجموعه ها و ايجاد هم افزايي در بين آنها و براساس قانون ،تعاریف و ضوابط تقسیمات کشوری و متناسب با وظایف و مسؤولیت‌ها با هماهنگی سایر ادارات استانی و با بهره مندي از منابع انساني توانمند، به عنوان با ارزش‌ترين سرمايه‌هاي پست فراهم مي‌آورد.
هفت ماموریت اداره کل پست گلستان:
ماموریت اول: قبول و ارسال بسته های پستی :با توجه به افزایش حجم و وزن بسته ها ، به جای پاکات و نامه ها بسیاری از مرسولات پستی را بسته ها و امانات تشکیل می دهند.
ماموریت دوم : استفاده از فرآیند تجارت الکترونیک از طریق امکانات و ظرفیت های موجود که موجب توسعه تجارت نوین گردد.
ماموریت سوم : استفاده از تجهیزات و خدمات الکترونیکی . به طوری که توسعه خدمات پستی الکترونیکی به یک اولویت در این شبکه تبدیل شده است و تمرکز برنامه ها و سیاست های پستی بر این است تا سهم عمده خدمات به صورت الکترونیکی به مردم ارائه شود.
ماموریت چهارم : توسعه استفاده از خدمات دستگاه های دولتی و اجرایی در مسیر تکریم مردم و تسهیل گر خدمات با توجه به پیچیدگی فرایندهای آن تا جلوگیری از تردد فراوان، آلودگی هوا، آسیب های اجتماعی و اتلاف انرژی گردد.
ماموریت پنجم : انجام خدمات نیابتی بسیاری از دستگاه ها توسط این اداره تا از سرگردانی و بلا تکلیفی مردم و همچنین واسطه گری ها و دلالی ها کاسته و به شفافیت امور و فساد زدایی کمک شود.
ماموریت ششم : بررسی و مطالعه فضای کسب و کار و شناخت نیازهای پستی جامعه و ایجاد زمینه‌های لازم برای توسعه و به‌کارگیری فناوری‌های نوین، انتقال دانش فنی و حمایت از توسعه فعالیت‌های آموزشی و پژوهشی در زمینه‌های تخصصی مرتبط با اهداف و وظایف پست
ماموریت هفتم : مدیریت نشانی مکانهای کشور مبتنی بر بانک اطلاعاتی،کدپستی ده‌رقمی و به هنگام‌سازی اطلاعات مرتبط با شناسه پستی و ایجاد پایگاه نشانی استاندارد مبتنی بر اطلاعات جغرافیایی ( GNAF )